NHỮNG LOẠI CHI PHÍ BẠN CẦN BIẾT KHI THUÊ VĂN PHÒNG

Khi cân nhắc đến việc thuê văn phòng làm việc, ngoài các điểm mạnh về vị trí, tiện nghi văn phòng và các tiện ích xung quanh. Không thể không nhắc đến chi phí thuê, đối với các doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ, chi phí hẳn là yếu tố được quan tâm hàng đầu. Không chỉ về mức giá cho thuê cố định mà bên cạnh đó còn phát sinh những chi phí khác trong quá trình làm việc. Hãy cùng SAOS tìm hiểu những loại chi phí khi thuê văn phòng mà doanh nghiệp của bạn cần biết thông qua bài viết dưới đây.

CHI PHÍ CỐ ĐỊNH

• Tiền thuê văn phòng 

Đây là 1 loại chi phí cố định bạn chắc chắn phải trả hàng tháng, hàng quý, hoặc hàng năm tùy theo thỏa thuận hợp đồng của bạn với đơn vị cho thuê và bạn có thể dự toán được chi phí này.

Mức giá thuê văn phòng thường được tính theo m2 và là chi phí bạn chi trả cho việc thuê mặt bằng văn phòng. Giá thuê văn phòng phụ thuộc vào vị trí, phân khúc văn phòng, dịch vụ, tiện ích đến từ tòa nhà và xung quanh… Thông thường, tiền thuê văn phòng tại các quận 1, quận 3 trung tâm thành phố sẽ cao hơn so với các quận khác.

• Phí dịch vụ

Phí dịch vụ là khoản chi phí cố định tiếp theo mà doanh nghiệp trả cho bộ phận quản lý để duy trì các dịch vụ và tiện ích tại tòa nhà. Các tòa nhà thường quy định phí dịch vụ bao gồm: Lễ tân, an ninh, vệ sinh, nước trong khu vực WC, đèn chiếu sáng và điều hòa tại khu vực công cộng, vận hành, bảo trì thang máy, chi phí diệt côn trùng, chăm sóc cây xanh, cảnh quan, chi phí bảo dưỡng tòa nhà…

Phí dịch vụ được tính theo m2 diện tích sàn thuê của doanh nghiệp, mức giá này cao hay thấp phụ thuộc vào chất lượng dịch vụ và tiện ích kèm theo của tòa nhà, thường giao động trong khoảng 1-8$/ m2/tháng. Và phí dịch vụ không bao gồm những chi phí như tiền điện, phí gửi xe,phí ngoài giờ,...

• Thuế VAT

Là loại thuế đã quá quen thuộc trong cuộc sống của chúng ta, hầu hết ở bất cứ lĩnh vực nào cũng đều phải chi trả thuế VAT. Đối với lĩnh vực thuê văn phòng thì đây là 1 khoản phí bắt buộc và cố định mà doanh nghiệp phải trả, thuế VAT bằng 10% tổng chi phí thuê văn phòng( bao gồm tiền thuê văn phòng+ phí dịch vụ).

CHI PHÍ THAY ĐỔI THEO QUÁ TRÌNH SỬ DỤNG VĂN PHÒNG

Trong quá trình sử dụng, ngoài các chi phí cố định như tiền thuê văn phòng thì sẽ có những chi phí thay đổi dựa trên quá trình sử dụng văn phòng của khách hàng cần nhắc tới gồm:

• Chi phí gửi xe

Tùy theo từng văn phòng cho thuê mà có quy định tính phí gửi xe khác nhau. Bên cạnh đó, phí gửi xe cũng phụ thuộc vào số lượng xe và thời gian đỗ xe của từng công ty

Có một số tòa nhà hiện nay có ưu đãi miễn phí chỗ đỗ xe máy và ô tô tùy theo diện tích thuê. Phí gửi xe cũng phụ thuộc vào vị trí, cũng như quy mô thiết kết tòa nhà. Tại khu trung tâm thành phố thì phí gửi xe máy rơi vào từ 8-15$/ tháng/ xe và khoảng 100-  150$/ xe/ tháng đối với ô tô. 

• Tiền điện tiêu thụ thực tế trong khu vực thuê

Phần lớn các tòa nhà văn phòng đều tính điện năng tiêu thụ tại khu vực thuê văn phòng theo đồng hồ riêng và tất nhiên, doanh nghiệp phải chi trả chi phí này theo nhu cầu thực tế sử dụng. Lưu ý đến bạn là giá điện của các tòa nhà sẽ có sự chênh lệch. Vì thế, hãy trao đổi với bên cho thuê về chi phí này ngày từ ban đầu

• Tiền điện lạnh

Chi phí điện lạnh là chi phí mà khách thuê phải trả theo tình hình thực tế sử dụng, mức giá này được quy định trong hợp đồng và cũng có sự khác biệt giá với các tòa nhà khác nhau. Thông thường đối với các văn phòng hạng A, B thì tiền điện lạnh được bao gồm trong chi phí dịch vụ. Đối với tòa nhà hạng C và văn phòng giá rẻ sẽ được tính theo nhu cầu sử dụng thực tế .Theo thống kê thực tế thì chi phí tiền điện điều hòa của văn phòng thường rơi vào khoảng 1- 1,5 $/ m2/ tháng. Vì thế quý khách cần lưu ý  trước khi thuê văn phòng để tránh những chi phí phát sinh ngoài ngân sách thuê.

CHI PHÍ TRẢ MỘT LẦN TRONG SUỐT QUÁ TRÌNH THUÊ

Có những khoản phí mà doanh nghiệp chỉ cần chi trả 1 lần nhưng có thể sử dụng trong suốt quá trình thuê gồm:

• Chi phí lắp đặt, thiết kế, thi công nội thất

Với các doanh nghiệp, việc bố trí không gian làm việc cho nhân viên là vấn đề cần được chú trọng, điều này không chỉ giúp quá trình làm việc đtạ hiệu quả mà còn thể hiện được văn hóa, hình ảnh của doanh nghiệp. Thiết kế và thi công văn phòng là một quá trình vô cùng phức tạp với nhiều quy trình và công đoạn. Không chỉ là yếu tố thẩm mỹ mà còn liên quan đến kỹ thuật, công năng. Vì thế hãy lựa chọn những đơn vị có nhiều kinh nghiệm để tối ưu hóa chi phí, không gian sử dụng cũng như hạn chế tối đa các vấn đề cần giải quyết.

Thông thường quá trình thi công sẽ mất một khoảng thời gian nhất định, thế nên các chi phí dịch vụ trong việc thi công như tiền điện, một số chi phí dịch vụ phát sinh liên quan trong thời gian này cũng cần được doanh nghiệp chú ý.

Hiện nay, nhiều doanh nghiệp nhỏ mới thành lập lựa chọn mô hình văn phòng trọn gói giúp tiết kiệm chi phí đáng kể thay vì thiết kế, thi công, lắp đặt nội thất với nguồn kinh phí tương đối lớn.

>>> Tham khảo các văn phòng trọn gói tại TP. HCM

• Chi phí hoàn trả mặt bằng

Trong hợp đồng được ký kết giữa tòa nhà và bên thuê thường có điều khoản: Khi chấm dứt hợp đồng, bên thuê sẽ chịu chi phí hoàn trả mặt bằng như đã thống nhất giữa 2 bên từ đầu và chỉ trừ đối với những chi phí hao mòn hợp lý. Có nghĩa, khi hợp đồng chấm dứt hoặc khi bên thuê hoàn trả mặt bằng thì những chi phí như phá dỡ, dọn dẹp,... để hoàn trả lại không gian như ban đầu đến bên cho thuê, và chi phí này do doanh nghiệp của bạn có trách nhiệm bạn chi trả.

MỘT SỐ CHI PHÍ CÓ THỂ THAY ĐỔI THEO QUY ĐỊNH CỦA HỢP ĐỒNG

Một số quy định của hợp đồng cũng sẽ ảnh hưởng đến chi phí phải trả khi doanh nghiệp thuê văn phòng nên đây cũng là vấn đề cần phải quan tâm.

• Xác định diện tích phải trả tiền thuê

Có nhiều phương pháp đo đạc và tính toán diện tích. Cho nên doanh nghiệp cần xác định rõ diện tích sử dụng thực tế và đàm phán cụ thể với bên cho thuê để tránh cho việc chi trả tiền cho cả những diện tích không sử dụng.

• Điều chỉnh giá thuê

Hầu hết các tòa văn phòng đều quy định điều chỉnh giá thuê văn phòng theo một thời gian thuê nhất định tùy thuộc vào  biến động của thị trường mà mức cho thuê tăng hoặc giảm. Với hợp đồng có thời hạn 03 năm thì các chủ tòa nhà thường có quy định giá thuê văn phòng sẽ được điều chỉnh lại sau 02 năm hoạt động. Tuy nhiên, trên thực tế nhiều đơn vị cho thuê ít khi thực hiện sự điều chỉnh giá thuê này sau 2-3 năm hoạt động của khách thuê vì sẽ ảnh hưởng đến số lượng lớn khách thuê trong tòa nhà. Hoặc nếu có sự điều chỉnh thì cũng sẽ không quá lớn.

• Điều chỉnh tỷ giá

Hiện nay, hầu hết các tòa nhà văn phòng tại TP. HCM đều đưa ra mức giá thuê là tiền USD và quy đổi sang tiền VNĐ để ký hợp đồng theo quy định của Ngân hàng Nhà nước, nhưng cũng có nhiều tòa nhà sẽ chỉ tính phí thuê văn phòng bằng VNĐ trong suốt quá trình thuê. Vậy quý khách nên đàm phán rõ ràng trước khi ký hợp đồng để dễ kiểm soát chi phí thuê văn phòng.

Trên đây là những chi phí cần biết khi thuê văn phòng mà SAOS cung cấp để bạn hiểu rõ hơn các chi phí phát sinh trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp. 

SAOS cam kết là đơn vị cung cấp các dịch vụ cho thuê văn phòng chuyên nghiệp tại TP. HCM. Chúng tôi đảm bảo sẽ giúp khách hàng xác định được cụ thể chi phí phải trả hàng tháng cho doanh nghiệp của bạn. Ngoài ra, dưới đây SAOS cung cấp thêm thông tin cho quý khách về giải pháp văn phòng trọn gói tiết kiệm, phù hợp cho đối tượng là các doanh nghiệp nhỏ có ít nhân sự hoặc các doanh nghiệp xác định diện tích cần thuê là không quá lớn.

>>> Văn phòng trọn gói Coworking quận 1

>>> Văn phòng trọn gói Coworking quận 3