Cách xác định cần bao nhiêu diện tích khi thuê văn phòng

Việc tính toán bao nhiêu không gian văn phòng mà doanh nghiệp của bạn cần không phải là một môn khoa học chính xác — tuy nhiên, thật không may, bạn có thể cảm thấy cần phải đưa ra một con số chính xác. Một đại lý tư vấn cho thuê văn phòng thường sẽ hỏi bạn yêu cầu của bạn về diện tích mét vuông, mà anh ta sử dụng như một phép đo tương đối về những văn phòng cho thuê nào trên thị trường đủ điều kiện để xem xét. Ngoài diện tích vuông, anh ta cũng có thể hỏi bạn số lượng văn phòng cố định hoặc số phòng mà bạn sẽ yêu cầu.

Yêu cầu về không gian trung bình

Yêu cầu về không gian có thể khác nhau rất nhiều theo công ty, theo ngành và thậm chí theo khu vực địa lý. Và sau đó là vấn đề quan trọng của phong cách văn phòng.

Với xu hướng hội nhập như ngày nay - việc lựa chọn một không gian văn phòng mở Coworking Space, hoặc không có văn phòng riêng: Mọi người ngồi cùng nhau, trong một phòng lớn, trong các cụm hoặc tại các phòng làm việc riêng, phòng hội thảo lớn, và các phòng hỗ trợ như thư viện, nhà bếp, phòng chứa hồ sơ. đối với các ngành nghề yêu cầu quyền riêng tư và bảo mật - ví dụ như các công ty luật và tổ chức tài chính - thích loại nơi làm việc này hơn. Bạn phải quyết định loại bố cục phù hợp nhất với doanh nghiệp của mình: không gian mở, không gian đóng, hoặc kết hợp cả hai.

Các ước tính được cung cấp bên dưới là yêu cầu về không gian trung bình — số mét vuông trên mỗi người hoặc chức năng thông thường ở hầu hết các công ty. Hãy xem xét chúng các quy tắc ngón tay cái. Mỗi loại có thể được điều chỉnh riêng theo hướng lên trên để cung cấp bố cục rộng rãi hơn hoặc hướng xuống dưới để sử dụng hiệu quả hơn không gian văn phòng của bạn.

– Mức trung bình – vừa đủ ngồi: 5 – 6 m2/người, đây cũng là mức mà các doanh nghiệp Việt Nam thường áp dụng nhất.

– Mức tiết kiệm diện tích và chi phí: Có doanh nghiệp thuê theo tiêu chuẩn 3 – 4 m2/người

– Mức theo tiêu chuẩn: diện tích trung bình cho mỗi người trong khoảng  7 – 10m2/người để có ngồi rộng rãi thoải mái và tăng sự sáng tạo cho nhân viên. Một số tòa nhà văn phòng hạng A hiện tại cũng đang áp dụng tiêu chuẩn này để đảm bảo việc vận hành của tòa nhà.

Cách tính toán không gian văn phòng cần thiết

Việc phân bổ không gian làm việc cho văn phòng, và nơi làm việc nói chung là phức tạp và rất khó để tìm ra các tiêu chuẩn áp dụng cho tất cả các loại tình huống công việc.

Thực tế này là lý do tại sao các tiêu chuẩn và hướng dẫn hiện tại tương tự như các tiêu chuẩn hiện tại chỉ nêu ra các yêu cầu chung (nếu có)

SAOS lưu ý bạn một số điều sau đây để có thể nhanh chóng lựa chọn được văn phòng cho thuê phù hợp nhất: khi doanh nghiệp cần thuê văn phòng phải lâp kế hoạch & đồng thời phải xác định rõ nhu cầu thực tế tại doanh nghiệp mình. Các yếu đó giúp bạn và đơn vị tư vấn định hình được không gian văn phòng cần thuê.

Các yếu tố đó bao gồm:

- Xác định rõ nhu cầu của doanh nghiệp về văn phòng cho thuê như: vị trí, diện tích, phân khúc giá thuê...

- Tìm hiểu rõ về các tiện ích, đơn vị quản lý toà nhà của văn phòng cho thuê, xem xét các vận hành của hệ thống điện nước, điều hòa, máy phát điện, thang máy...

- Xem xét kỹ hợp đồng cho thuê với các điều khoản và chi phí thuê, chi phí phát sinh như phí dịch vụ, điện, nước...

- Tổng số lượng nhân sự làm việc chính thức trong giờ hành chính ?

- Số lượng người làm việc cố định và số lượng thường xuyên ra ngoài.

- Công ty có thường xuyên hội họp hay không? tỉ lệ tham gia phiên họp là bao nhiêu người.

- Đội ngũ ban lãnh đạo gồm bao nhiêu thành viên? Có cần phòng riêng cho các chức vụ không?

- Lĩnh vực hoạt động kinh doanh của công ty có thường xuyên huấn luyện nhân viên hoặc cộng tác viên hay không ?

- Bạn có cần không gian để tiếp khách đến văn phòng hay không? Có cần khu tiếp tân riêng hay không?

- Không gian làm việc sắp xếp theo không gian mở hay dãy bàn?

- Nhân viên có tủ đựng đồ đạc, tài liệu riêng tại khu vực làm việc hay có khu vực chung …

Xác định chi phí

Hỏi đại lý tư vấn cho thuê văn phòng của bạn giá giá thuê thị trường hiện nay ra sao, vị trí nào phù hợp với doanh nghiệp bạn?. Điều này có thể giúp bạn xác định nhu cầu quan trọng nhất của mình và đảm bảo không gian nơi bạn mong muốn tái lập doanh nghiệp của mình cũng tiết kiệm chi phí.

Đừng quên rằng bạn sẽ ký một hợp đồng thuê sẽ giúp bạn gắn bó với không gian văn phòng này trong ít nhất hai đến năm năm. Do đó, hãy thêm 10 phần trăm đến 20 phần trăm vào tổng diện tích vuông mà bạn đã tính toán để phù hợp với sự tăng trưởng trong tương lai. Hãy nhớ rằng chi phí bổ sung của việc chấm dứt hợp đồng thuê sớm và chi phí chuyển văn phòng chỉ sau một thời gian ngắn sẽ được bù đắp nhiều hơn bằng việc có thêm không gian dự trữ chờ được sử dụng.