19 điều cần làm khi thuê văn phòng giúp bạn ghi điểm với Sếp

Tài liệu này, được xây dựng bởi SAOS Office, nhằm giúp cho các nhân viên hành chính, đặc biệt là những người phụ trách việc thuê và chuyển văn phòng, có cái nhìn tổng quát và chi tiết về quy trình và công việc liên quan khi thực hiện quá trình này. Tài liệu này là kết quả của nhiều năm kinh nghiệm thực tế trong việc hỗ trợ khách hàng thuê văn phòng của chúng tôi và sẽ giúp bạn tránh bỏ sót bất kỳ chi tiết nào quan trọng trong quá trình thuê và chuyển văn phòng.

SAOS Office hiểu rằng quá trình này có thể gặp nhiều khó khăn và thách thức, nhưng với kiến thức và hướng dẫn trong tài liệu này, bạn sẽ có thể thực hiện nó một cách tổ chức và hiệu quả hơn. Chúng tôi sẽ cùng bạn tìm hiểu về mọi khía cạnh của quá trình thuê văn phòng, từ việc xác định nhu cầu, tìm kiếm vị trí phù hợp, so sánh các tùy chọn, đến việc thực hiện di chuyển và bắt đầu hoạt động ở văn phòng mới.

Mục tiêu cuối cùng của tài liệu này là giúp quá trình thuê văn phòng và chuyển văn phòng mới của bạn trở nên nhanh chóng, suôn sẻ, và đảm bảo không bỏ sót bất kỳ chi tiết quan trọng nào. Chúng tôi hi vọng rằng bạn sẽ tận dụng được kiến thức này để đạt được sự thành công trong việc tìm kiếm địa điển thuê văn phòng mới của bạn.

1. Xác định mục tiêu và nhu cầu của bạn:

Để thuê văn phòng mới một cách hiệu quả, quá trình bắt đầu từ việc xác định mục tiêu và nhu cầu của bạn. Điều này bao gồm việc xác định vị trí, diện tích, ngân sách, giá thuê, thời gian thuê, và nhiều yếu tố khác.

Bạn cần cân nhắc đặc điểm bất động sản như kết nối giao thông, chỗ đỗ xe, mức độ hoàn thiện, hệ thống điều hòa thông gió, thông tin liên lạc, thang máy, và phòng cháy chữa cháy.

Lên kế hoạch cho các mốc thời gian quan trọng như thời gian dời vị trí hiện tại, khởi công làm nội thất, nhập trạch, và bắt đầu hoạt động ở địa điểm mới.

Xem xét các yêu cầu khác như công năng văn phòng, phong thủy, tiện ích xung quanh, và thương hiệu tòa nhà để đảm bảo rằng văn phòng mới phù hợp với mục tiêu và nhu cầu của bạn.

2. Lập kế hoạch tài chính:

Xác định chi tiêu tài chính cho thuê văn phòng, bao gồm cả tiền thuê, tiền đặt cọc và các khoản phí khác như dịch vụ tiện ích. Kết hoạch tài chính càng rõ ràng thì công ty của bạn cang tiết kiệm được thời gian và cho phí

3. So sánh các tùy chọn văn phòng:

Xem xét đánh giá các tiêu chí thuê văn phòng, sự phù hợp của các văn phòng khả dụng với nhu cầu của bạn, bao gồm kích thước, giá thuê, tiện nghi, và dịch vụ bổ sung.

4. Thương lượng hợp đồng thuê:

Đàm phán về các điều khoản quan trọng trong hợp đồng thuê như thời hạn, điều kiện hủy hợp đồng, và các cam kết về sửa chữa và nâng cấp.

> Thông tin cần biết để đàm phán chi phí thuê văn phòng

5. Lập kế hoạch thiết kế nội thất:

Xác định loại nội thất và trang thiết bị cần thiết cho văn phòng, cũng như thiết kế không gian làm việc.

6.Thiết kế và trang bị nội thất:

Thuê các chuyên gia thiết kế nội thất nếu cần, và đảm bảo rằng không gian làm việc được bố trí một cách hiệu quả.

7. Xem xét yêu cầu công nghệ:

Xác định cơ sở hạ tầng công nghệ cần thiết cho văn phòng, chẳng hạn như mạng, điện thoại, và máy tính.

8. Thiết lập hệ thống IT và mạng:

Thuê các chuyên gia IT để cài đặt và cấu hình hệ thống mạng và công nghệ trong văn phòng.

9. Lên kế hoạch cho việc di chuyển:

Tạo lịch trình di chuyển chi tiết, xác định ngày và giờ chuyển đến văn phòng mới.

10. Thuê dịch vụ di chuyển:

Tìm và chọn một công ty di chuyển chuyên nghiệp để đảm bảo an toàn cho tài sản và trang thiết bị trong quá trình di chuyển.

11. Lập kế hoạch cho việc bố trí không gian:

Định rõ cách bạn muốn bố trí không gian làm việc, phòng họp, và các khu vực khác trong văn phòng.

12. Cung cấp dịch vụ tiện ích:

Đảm bảo rằng bạn đã ký hợp đồng với các nhà cung cấp dịch vụ tiện ích như điện, nước, và internet để đảm bảo họ hoàn thành việc cung cấp dịch vụ đúng hẹn.

13. Bảo hiểm văn phòng:

Xem xét việc mua bảo hiểm văn phòng để bảo vệ trang thiết bị và tài sản trong văn phòng khỏi rủi ro.

14. Thiết lập an ninh và an toàn:

Đảm bảo rằng văn phòng có hệ thống an ninh và an toàn đáng tin cậy để bảo vệ nhân viên và tài sản.

15. Lập kế hoạch cho việc quản lý nhân sự:

Xem xét cách quản lý nhân viên, xác định người chịu trách nhiệm về việc quản lý văn phòng.

16. Tạo chương trình làm việc linh hoạt:

Xem xét việc thiết lập chính sách làm việc linh hoạt để thu hút và duy trì nhân viên.

17. Phân tích chi phí liên quan đến vận hành văn phòng:

Đảm bảo bạn đã dự trù chi phí hàng tháng cho thuê văn phòng, tiện ích, và bất kỳ chi phí nào khác liên quan đến vận hành văn phòng.

18. Tạo kế hoạch tiếp thị và quảng cáo:

Xác định phương pháp tiếp thị để thông báo về văn phòng mới và thu hút khách hàng hoặc đối tác.

19. Thiết lập quy trình và hướng dẫn vận hành:

Xây dựng quy trình và hướng dẫn vận hành để đảm bảo rằng nhân viên hiểu cách vận hành và quản lý tốt khu vực thuê.

5 lời khuyên quan trọng khi bạn lựa chọn văn phòng mới cho doanh nghiệp của mình:

Xác định mục tiêu và nhu cầu cụ thể:

Trước khi bắt đầu tìm kiếm, hãy xác định rõ mục tiêu và nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp. Điều này bao gồm việc xác định diện tích, vị trí, giá thuê, và các yêu cầu về không gian làm việc, phòng họp, và tiện ích. Điều này giúp bạn tập trung vào những văn phòng phù hợp nhất với nhu cầu của bạn.

Xem xét ngân sách:

Đảm bảo rằng bạn có ngân sách dành riêng cho việc thuê văn phòng và các chi phí liên quan. Nếu bạn biết rõ giới hạn tài chính, bạn có thể tìm kiếm những văn phòng nằm trong khả năng chi trả của bạn và tránh những chi phí không cần thiết.

Kiểm tra vị trí:

Vị trí của văn phòng rất quan trọng đối với thành công của doanh nghiệp. Xem xét vị trí có tiện lợi cho nhân viên và khách hàng, giao thông thuận tiện, và tiện ích xung quanh như nhà hàng, ngân hàng, và cửa hàng tiện lợi.

So sánh các tùy chọn:

Không nên đồng ý với văn phòng đầu tiên bạn thấy. Hãy tìm hiểu và so sánh nhiều tùy chọn khác nhau để xác định văn phòng nào phù hợp nhất với nhu cầu và ngân sách của bạn.

Kiểm tra điều khoản hợp đồng:

Trước khi ký hợp đồng thuê, đảm bảo bạn đã đọc và hiểu rõ tất cả các điều khoản, bao gồm giá thuê, thời hạn, điều kiện hủy, và cam kết về sửa chữa và bảo trì. Điều này giúp bạn tránh các vấn đề không mong muốn trong tương lai.

Khi lựa chọn văn phòng mới, hãy chắc chắn rằng quyết định của bạn phản ánh mục tiêu và nhu cầu dài hạn của doanh nghiệp và được thực hiện trong khung thời gian và ngân sách cụ thể.

Để tìn kiếm được văn phòng tốt nhất và tiết kiện chi phía và thời gian bận nên liên hệ với công ty môi giới uy tín và tận tâm, am hiểu thị trường tại khu vực bạn cần. SAOS Offcie là sự lưạ chọn đáng tin cậy giúp bạn nhanh chóng tìm được văn phòng ưng ý.