Xu hướng văn phòng Hybrid: Sự kết hợp giữa không gian làm việc chia sẻ và văn phòng riêng truyền thống

Khi các văn phòng làm việc trên thế giới lần lượt đóng cửa vào năm 2020 và 2021 do tác động của Covid-19, các công ty buộc phải thử nghiệm những cách thức làm việc mới cùng nhau. Đối với một số công ty, điều đó có nghĩa là làm việc từ xa, và đối với một số khác, điều đó có nghĩa là phải đóng cửa văn phòng của họ vô thời hạn.

Giờ đây, khi tỷ lệ tiêm phòng của các quốc gia gia tăng và các văn phòng mở cửa trở lại, các công ty đang tiếp tục đánh giá lại các phương án và chính sách làm việc của họ, nhằm điều chỉnh môi trường làm việc phù hợp với trạng thái bình thường mới sau đại dịch. Đó chính là lý do tại sao xu hướng văn phòng Hybrid - không gian văn phòng kết hợp giữa không gian làm việc chia sẻ, văn phòng ảo (Co-working) và văn phòng truyền thống (Private Office) trở nên phổ biến — bởi chúng cung cấp sự linh hoạt mà nhiều công ty cần ngay bây giờ.

Chính xác thì xu hướng văn phòng Hybrid là gì, và lợi ích của nó ra sao? Tại sao chúng trở nên phổ biến với các loại hình kinh doanh khác nhau? Chúng ta sẽ khám phá câu trả lời cho những câu hỏi này và hơn thế nữa trong bài viết này ngày hôm nay.

Xu hướng văn phòng Hybrid là gì?

Mô hình văn phòng Hybrid (văn phòng kết hợp) là loại văn phòng được thiết kế với các công năng và tiện ích có thể hỗ trợ được những người làm việc từ xa cũng như những người làm việc tại văn phòng như các mô hình văn phòng truyền thống. Tại Việt Nam, mô hình văn phòng kết hợp đã xuất hiện từ sớm với các tên gọi Coworking & Serviced Office, Business Center… trước khi xu hướng văn phòng Hybrid trở thành từ khóa tìm kiếm phổ biến. Xu hướng văn phòng Hybrid được đánh giá là lý tưởng cho các công ty khởi nghiệp với yêu cầu linh hoạt về quy mô nhân sự, cũng phù hợp với các công ty công nghệ chủ yếu làm việc từ xa hoặc cho các doanh nghiệp đang phát triển muốn cung cấp nhiều lựa chọn cho nhân viên của họ. Bởi vì nó có thể phục vụ cho những người muốn làm việc từ xa - hiện đang trở thành một xu thế cũng như một đặc quyền mới của người lao động.

Ngày nay, các văn phòng Hybrid (Coworking & Serviced Office, Business Center...) được xây dựng không chỉ tại các cao ốc văn phòng cho thuê mà còn được phát triển tại các tòa nhà trung tâm hội nghị, khách sạn, các khu công nghệ cao, nhà ở tư nhân … với sự kết hợp đa dạng từ văn phòng truyền thống, không gian làm việc chung, không gian triễn lãm nghệ thuật và không gian sự kiện, khán đài, workshop… được linh hoạt chuyển đổi để phù hợp với nhiều phong cách làm việc.

Tối ưu Năng suất không gian làm việc

Các văn phòng Hybrid khai thác tiềm năng văn phòng với công suất sử dụng cao hơn, do tính linh hoạt và các tùy chọn tùy chỉnh có sẵn. Trên thực tế, theo một nghiên cứu về tương lai của việc làm, phần lớn các công ty tin rằng năng suất đạt được từ làm việc từ xa sẽ đạt đến mức bão hòa sau đại dịch. Nói cách khác, làm việc từ xa sẽ không thể thay thế hoàn toàn nhu cầu sử dụng văn phòng làm việc. Chính vì thế, thay vì chỉ dựa vào làm việc từ xa hoặc buộc nhân viên đến văn phòng trái với ý muốn của họ, các công ty hướng đến mô hình văn phòng kết hợp linh hoạt cho phép nhân viên đến văn phòng khi cần thiết, từ đó giảm chi phí chung và nâng cao năng suất nhờ cắt giảm thời gian đi lại, giảm áp lực công việc cho người lao động. Bởi với nhiều thời gian hơn, mọi người có thể dành thời gian cho các nhu cầu giải trí và ăn uống dành cho gia đình hoặc các mối quan hệ cá nhân. Nhìn chung, điều đó mang lại sự cân bằng dễ chịu hơn giữa công việc và cuộc sống. Không có gì ngạc nhiên khi ngày càng nhiều công ty tiếp tục cập nhật các hướng dẫn xu hướng làm việc kết hợp cho nhân viên và các nguyên tắc khi đến nơi làm việc.

Tiện nghi đa dạng và hiệu quả chi phí?

Cũng như việc ứng dụng các công nghệ vào trong công việc là xu thế phát triển tất yếu, xu hướng thiết kế các không gian làm việc cũng vậy. Nếu một không gian làm việc riêng rộng với các văn phòng làm việc riêng cho các phòng ban là tiêu chuẩn của một văn phòng cách đây 10-20 năm, thì ngày nay, đặc biệt là trong thế giới hậu đại dịch, xu hướng thiết kế văn phòng đang thay đổi để linh hoạt hơn, cùng với các tiện nghi được yêu cầu ngày càng đa dạng hơn.

Ví dụ, các tiện ích như sảnh chờ, lễ tân, phòng hội thảo, căn tin… từng là yếu tố chính của mọi doanh nghiệp có văn phòng. Ngày nay, các công ty nhận ra rằng họ chỉ cần sử dụng các tiện ích này khi cần thiết, vì vậy thay vì trả tiền hàng tháng, họ thoải mái hơn khi trả tiền theo giờ hoặc chia sẻ chi phí đầu tư các không gian tiện ích này với các doanh nghiệp khác.

Hay đối với các công ty công nghệ, các công ty cung cấp dịch vụ chăm sóc khách hàng trực tuyến… mà đối với họ việc làm việc tại văn phòng hay làm việc từ xa cũng không có nhiều khác biệt, họ nhận ra rằng họ hoàn toàn có thể lựa chọn việc thuê các không gian làm việc tại các văn phòng Coworking & Serviced Office với các gói dịch vụ cho thuê theo ngày cho những thời điểm cần làm việc nhóm để sắp xếp và phân bổ công việc.

Tương tự như vậy, các bốt điện thoại mà văn phòng Coworking đang cung cấp cho bạn mức độ riêng tư và tiện ích tương tự như các phòng hội nghị. Nếu bạn cần tham gia một hội nghị ảo nhanh chóng, đơn giản chỉ cần nhảy vào một bốt điện thoại đã được thiết kế trong văn phòng Coworking. Nó hiệu quả hơn về chi phí, thuận tiện và bền vững về lâu dài.

Ngày nay, cùng với sự phát triển chuỗi, các Coworking & Serviced Office còn cho phép bạn được tiếp cận với nhiều địa điểm/không gian làm việc trong cùng hệ thống. Với sự hỗ trợ mạnh mẽ từ công nghệ và internet, bạn sẽ không phải lo lắng bỏ lỡ các công việc quan trọng.

Nội thất cho một văn phòng Hybrid

Ngoài thiết kế, các văn phòng Hybrid (Coworking & Serviced Office) cũng thể hiện xu hướng tương lai của nội thất văn phòng với các thiết kế có thể tùy chỉnh theo nhu cầu. Nó chỉ ra rằng đối với hầu hết các không gian văn phòng cho thuê ngắn hạn và dài hạn, bạn chỉ cần một số lượng nội thất nhất định - bàn, bảng trắng, ghế. Phần còn lại có thể được bổ sung khi cần thiết bởi những người thuê đến và đi. Mục đích là để tối đa hóa không gian bố trí văn phòng, giảm thiểu tiếng ồn và sự xao nhãng của văn phòng, đồng thời giữ cho người lao động tập trung vào các công việc đang làm.

Một phần thiết yếu của nội thất văn phòng lai cần xem xét là bàn đứng. Nhiều người dùng máy tính cho biết bị đau cổ, cột sống và cổ tay nghiêm trọng sau khi ngồi lâu. Bàn đứng cho phép người dùng tiếp tục làm việc khi họ đứng, cho phép cơ thể bạn kéo giãn các cơ có xu hướng bị teo tự nhiên khi chúng ta cúi người trước màn hình thấp. Ngày nay, bạn có thể tìm thấy bàn làm việc đứng ở hầu hết mọi nơi.

Tính bền vững cũng được đặt lên hàng đầu đối với nhiều nhà phát triển. Các thiết kế đón ánh sáng tự nhiên, cùng với việc sử dụng các nội thất tiết kiệm năng lượng được đề cao để giảm thiểu việc sử dụng điện. Một số nhà phát triển còn đầu tư các hệ thống năng lượng mặt trời sử dụng song song với hệ thống điện lưới nhằm tối ưu chi phí và hạn chế các rủi ro mất điện.