Những điều cần biết về hợp đồng cho thuê văn phòng

Sự ra đời của nhiều doanh nghiệp Start- up hiện này đã kéo theo nhu cầu cho thuê văn phòng gia tăng. Đặc điểm của đối tượng doanh nghiệp này phần lớn là còn non trẻ, có quy mô nhỏ và không quá nhiều nhân sự. Vì vậy, nhằm tối ưu chi phí hoạt động những doanh nghiệp này lựa chọn hình thức thuê lại văn phòng từ các đơn vị cho thuê văn phòng trọn gói hoặc cho thuê lại văn phòng. Tuy nhiên, để khởi đầu hoạt động kinh doanh, ngoài việc tìm kiếm văn phòng làm việc lý tưởng về vị trí, cơ sở vật chất thì không thể bỏ qua các vấn đề liên quan đến hồ sơ pháp lý.

Vậy những thủ tục pháp lý cần biết để bắt đầu hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp bao gồm những gì, hãy cùng SAOS tìm hiểu thông qua bài viết dưới đây.

Tìm hiểu về hợp đồng cho thuê văn phòng

Hợp đồng cho thuê văn phòng là hình thức cho thuê tài sản. Đây là văn bản thỏa thuận tự nguyện giữa người hay tổ chức thuê và bên cho cho thuê về các các quy định về quyền lợi, trách nhiệm cũng như nghĩa vụ trong quá trình thuê. Tùy vào từng tổ chức mà sẽ có những sự thay đổi linh hoạt trong các điều khoản, tuy nhiên phải đảm bảo đầy đủ các thông tin và điều khoản dưới đây:

• Thông tin chi tiết, địa chỉ rõ ràng của người đi thuê và người cho thuê
• Ngày tháng năm thành lập hợp đồng. Thời gian hết hạn hợp đồng
• Điều khoản về cơ sở vật chất: diện tích cho thuê, cơ sở vật chất đi kèm, diện tích sử dụng,…
• Điều khoản về thanh toán: chi phí, thời hạn, cách thức thanh toán và đặt cọc,…
• Hợp đồng các dịch vụ khác đính kèm nếu có
• Chữ ký của các bên và người làm chứng

Thời hạn hợp đồng

Thời hạn hợp đồng cho thuê thường sẽ do các bên thỏa thuận. Đối với lĩnh vực thuê văn phòng, thời hạn được kí kết thường rơi vào từ 6 tháng đến 3 năm

Đối với bên đi thuê, tâm lý dề phòng rủi ro, mong muốn linh hoạt trong việc chuyển địa điểm mới thường sẽ muốn ký các hợp đồng có thời hạn không quá dài và thanh toán trong ngắn hạn.Điều này cũng giúp họ cân đối được chi phí vận hành của doanh nghiệp mình.

Ngược lại, với các đơn vị quản lý tòa nhà thường muốn kí kết các hợp đồng dài hạn. Việc này nhằm duy trì sự ổn định trong sự quản lý nguồn khách hàng cũng như hạn chế các rủi ro, thay đổi trong tình hình có nhiều sự cạnh tranh hơn khi có càng nhiều cao ốc văn phòng khác mọc lên.

Chính vì sự không đồng nhất này, đôi bên cần có sự thương lượng, thỏa thuận chi tiết rõ ràng để đi đến sự thống nhất. Đồng thời, phải đảm bảo những thỏa thuận này đã được ghi chép rõ ràng vào trong hợp đồng cho thuê văn phòng để không xảy ra các tranh chấp về sau.

Điều khoản về chi phí – quy định về cho thuê văn phòng

Hợp đồng thường sẽ ghi cụ thể con số tổng tiền thuê nhà. Tuy nhiên nhiều người đi thuê lại quên mất việc liệt kê đầy đủ những dịch vụ hay các chi phí phát sinh trong số tiền thuê đó.

• Khoản tiền đó chỉ tính chi phí thuê và sử dụng diện tích, văn phòng làm việc?
• Khoản tiền đã bao gồm chi phí dịch vụ( tiền điện, nước, phí vệ sinh, an ninh, camera, cầu thang máy) hay chưa
• Có bao gồm các chi phí bảo dưỡng dưỡng phát sinh trong quá trình sử dụng hay không
• Giá thuê đã được bao gồm tiền thuế VAT 10% hay chưa

Hãy làm rõ được những tiện ích, dịch vụ mà bạn được cung cấp khi phải chi trả số tiền đã thỏa thuận trong hợp đồng thì mới yên tâm ký hợp đồng nhé!

Ngoài ra, bạn cũng nên chú ý cả với các điều khoản về quy định ngoài giờ của tòa nhà văn phòng, ví dụ như thời gian làm việc của tòa nhà, phí sử dụng ngoài giờ, thời gian nghỉ cuối tuần, yêu câu tắt các thiết bị điện khi hết thời gian làm việc. Vì nếu bạn phải làm thêm ngoài giờ hay tăng ca vào cuối tuần điều này là vấn đề cần lưu ý. Thế nền mức phí (nếu có) khi làm thêm, làm ngoài giờ cũng cần được đưa vào hợp đồng.

Những nội dung khác về quy định cho thuê văn phòng

Ngoài các điều khoản quan trọng trên, bạn cũng có thể nghiên cứu đưa thêm vào hợp đồng những nội dung khác. Vì nếu trong hợp đồng quy định càng rõ ràng, minh bạch sẽ tránh được các tranh chấp phát sinh về sau. Hoặc trong trường hợp có tranh chấp cũng dễ dàng giải quyết hơn. Những nội dung đó có thể là quy định về cho thuê văn phòng chuyển nhượng, cho thuê lại, sửa chữa, cải tạo lại không gian,….

Trên đây là những thông tin cần lưu ý trong hợp đồng cho thuê văn phòng. Nếu doanh nghiệp của bạn đang có nhu cầu tìm kiếm một văn phòng làm việc hiện đại, chi phí hợp lý. Hãy liên hệ ngay với đội ngũ kinh doanh của SAOS, chúng tôi cam kết:

• Cung cấp đầy đủ thông tin về vị trí, diện tích cho thuê, tiện ích của từng văn phòng
• Đảm bảo tính công khai, minh bạch trong hợp đồng cho thuê
• Mang đến mức giá thuê cạnh tranh nhất đến cho bạn
• Đội ngũ nhân viên tư vấn chuyên nghiệp, tận tâm

Hãy sớm liên hệ với đội ngũ kinh doanh của SAOS để được tư vấn và hướng dẫn tham quan văn phòng hoàn toàn miễn phí.