Hồ Sơ và Thủ Tục Cần Chuẩn Bị Khi Thuê Văn Phòng Kinh Doanh

Doanh nghiệp phát sinh chi phí thuê văn phòng kinh doanh. Vậy thủ tục và hồ sơ cần và đủ như thế nào để chi phí hợp lý? Hãy cùng tìm hiểu một cách cụ thể rõ ràng để có thể nhìn được bức tranh tổng quan trong việc này. Có 2 vấn đề thường gặp trong tình huống này.

Vấn đề 01: Doanh nghiệp thuê của cá nhân nhưng không có hóa đơn

Sẽ xảy ra ở 2 trường hợp sau đây:

Trường hợp 01: Thuê của cá nhân không kinh doanh với tổng tiền thuê nhà < 100tr/năm.

Cá nhân cho thuê được miễn thuế TNCN, thuế GTGT, lệ phí môn bài và không cần cấp hóa đơn. Điều này được căn cứ tại:

• Điều 13 Thông tư số 39/2014/TT-BTC về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ
• Tại Điều 4 Thông tư số 92/2015/TT-BTC ngày 15/6/2015 về thuế TNCN từ năm 2015 trở đi
• Điều 03 Nghị định 139/2016/NĐ-CP ngày 04/10/2016 lệ phí môn bài áp dụng 01/01/2017

Như vậy: Từ năm 2017 Nếu DN bạn đi thuê nhà mà tổng số tiền thuê nhà < 100 tr/năm hoặc < 8,4 triệu/tháng: Thì không cần phải có hóa đơn, nhưng bạn phải làm bộ hồ sơ gồm :

• Hợp đồng thuê nhà kèm CMT photo của chủ nhà
• Biên bản bàn giao nhà
• Chứng từ thanh toán tiền: tiền mặt hay chuyển khoản đều hợp lệ
• Bảng kê 01/TNDN (ban hành kèm theo Thông tư số 78/2014/TT-BTC).

Trường hợp 02: Thuê của cá nhân không kinh doanh nhưng tổng tiền thuê nhà > 100tr/năm.

Kèm theo điều kiện hay nói cách khác trong hợp đồng thuê có thỏa thuận bên đi thuê là người nộp thuế thay cho bên cho thuê thì:

Công ty được miễn yêu cầu về hóa đơn khi hạch toán tiền thuê nhà vào chi phí hợp lý. Thay vào đó, Công ty tự trích nộp 5% thuế GTGT và 5% thuế TNCN, thuế môn bài để nộp vào ngân sách nhà nước.

Chính vì lý do đó, chúng tôi khuyên các bạn khi làm hợp đồng nên có một câu trong hợp đồng rằng:

DN là người nộp thuế thay cho cá nhân nếu có phát sinh thuế

Bởi vì cá nhân có thể nói dối là có 1 tài sản cho thuê thôi. Nhưng thực tế lại có rất nhiều tài sản cho thuê và phát sinh trên 100tr/năm.

Nếu như chúng ta chủ quan ký dưới 100tr đến khi cá nhân đó phát sinh trên 100tr thì lại rơi vào trường hợp phải có hóa đơn hoặc phải có câu thỏa thuận như trên. DN khi đó là người nộp thuế bổ sung thì sẽ bảo vệ được khoản chi phí đó.

Trường hợp này cá nhân cho thuê nhà không phải đề nghị cơ quan thuế cấp hóa đơn lẻ để xuất giao cho Công ty. Hồ sơ chứng từ đầy đủ làm căn cứ để Công ty tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN gồm:

• Hợp đồng thuê nhà
• Chứng từ thanh toán tiền: tiền mặt hay chuyển khoản đều hợp lệ
• Chứng từ khấu trừ thuế là căn cứ để Công ty tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.
• Biên bản bàn giao nhà
• Nộp thuế môn bài

Vấn đề 02: DN thuê của cá nhân nhưng tổng tiền thuê nhà > 100tr/năm mà không nộp thay thuế cho chủ nhà

Khi đó cá nhân phải đi mua hóa đơn lẻ của cơ quan thuế để xuất cho công ty, nộp thuế GTGT, Thuế TNCN, Lệ phí môn bài

***Hồ sơ DN cần đó là:

1. Hợp đồng thuê nhà kèm CMT photo của chủ nhà
2. Biên bản bàn giao nhà
3. Chứng từ thanh toán: > 20tr phải chuyển khoản
4. Hóa đơn bán lẻ của cơ quan thuế cấp cho chủ nhà xuất cho doanh nghiệp.

Trên đây chúng tôi đã liệt kê ra được các thủ tục hồ sơ cần và đủ để đưa chi phí thuê văn phòng kinh doanh … vào chi phí hợp lý để tính thuế TNDN.  Tin rằng quý bạn đọc có thể nhìn ra bức tranh tổng quan. Trong đó bạn cũng biết cách bảo vệ chi phí và xử lý một cách tốt nhất cho DN của mình rồi đúng không?