Đâu là lỗi bạn cần tránh khi đi thuê văn phòng?

Trong quá trình tìm kiếm địa chỉ thuê văn phòng mới, việc tránh được các sai lầm thường gặp khi thuê vô cùng quan trọng với bất cứ doanh nghiệp nào. Bởi điều này sẽ bảo đảm cho môi trường làm việc được ổn định, thuận lợi trong sự phát triển của doanh nghiệp. Sau đây sẽ là những lỗi bạn cần tránh khi đi thuê văn phòng.

1. Chưa tìm hiểu văn phòng đi thuê cũng như tiêu chí thuê không rõ ràng

Chưa tìm hiểu kỹ càng về văn phòng thuê

Không ít doanh nghiệp hiện nay chỉ đi “xem” văn phòng rồi đưa ra quyết định thuê văn phòng. Chủ doanh nghiệp thường dành từ 20 đến 30 phút đến xem từng toà nhà, diện tích cho thuê, nói chuyện cùng chủ tòa nhà, chụp vài tấm ảnh, không có ghi chép. Khi cảm thấy được thì chuyển đến khâu đàm phán, ký hợp đồng cho thuê văn phòng. Với cách này thì rất gọn, nhanh, tiết kiệm được thời gian thế nhưng lại tiềm ẩn nhiều rủi ro.

Doanh nghiệp cần tìm hiểu kỹ càng về văn phòng thuê

Muốn đánh giá đầy đủ các ưu điểm, nhược điểm văn phòng, diện tích cho thuê, bạn cần:

• Xây dựng được đầy đủ những tiêu chí đánh giá văn phòng thuê dựa theo yêu cầu dùng.
• Giành ra quỹ thời gian phù hợp để đánh giá, xem xét.
• Lập bảng dữ liệu để so sánh những tòa nhà.
• Tham khảo thông tin từ những người có am hiểu kiến thức về toà nhà, có thể là các khách thuê cũ hay người môi giới cho bạn.

Tiêu chí thuê không rõ ràng

Doanh nghiệp của bạn muốn chọn thuê văn phòng mới thế nhưng lại không có các tiêu chí chi tiết khiến cho việc thuê tốn nhiều thời gian mà không tối ưu hoá chi phí thuê văn phòng . Qua đó có thể thấy việc có bộ tiêu chí cụ thể dựa theo nhu cầu dùng sẽ giúp quá trình lựa chọn, tìm kiếm điểm thuê văn phòng nhanh chóng hơn, tránh các phát sinh không đáng có.

Đồng thời mức chi trả tiền thuê văn phòng ở doanh nghiệp nào cũng có giới hạn, vì thế bạn cần phải xác định được đâu là tiêu chí cần phải thoả mãn nhằm đáp ứng được nhu cầu cần thiết nhất cho doanh nghiệp. Đâu sẽ là các tiêu chí đang được xem xét mà có thể lược bỏ được.

Xem thêm : Thông tin cần biết để đàm phán chi phí thuê văn phòng

2. Tìm thuê văn phòng với chi phí vượt qua khả năng

Tìm thuê văn phòng với chi phí vượt qua khả năng hoặc tâm lý cố thêm một chút khi thuê văn phòng tương đối phổ biến. Chẳng hạn với doanh nghiệp ngân sách thuê là 20 USD/m2/tháng họ sẽ thấy những văn phòng giá 22 - 23 USD/m2/tháng thích hợp hơn. Tuy nhiên mong muốn này sẽ dẫn tới hệ quả chính là quy trình lựa chọn, xem xét văn phòng thuê bị kéo dài. Hay đáng lo ngại hơn chính là khi chỉ cố một chút nhưng doanh nghiệp sẽ phải chịu một gánh nặng dài hạn về chi phí.

Cân nhắc về ngân sách khi thuê văn phòng

3. Thuê văn phòng chưa tính tới việc tăng quy mô nhân sự

Khi xác định thuê văn phòng dài lâu, doanh nghiệp cần quan tâm tới quy mô nhân sư ở hiện tại và tương lai nhằm chọn được văn phòng thuê thích hợp. Văn phòng cần đáp ứng đủ diện tích cho lượng nhân sự ở hiện tại, đồng thời có đủ khoảng trống cho lượng nhân sự sẽ tăng trong 3 đến 5 năm.

Đã có không ít doanh nghiệp phải chuyển đổi liên tục văn phòng thuê vì không tính tới việc tăng lượng nhân sự lên. Điều này không những ảnh hưởng tới hiệu suất làm việc của nhân viên mà còn vừa tốn kém thêm chi phí chuyển văn phòng cho doanh nghiệp.

4. Tiền đi thuê văn phòng chỉ là một chi phí?

Quả thực như vậy, tiền đi thuê văn phòng là một chi phí doanh nghiệp cần trả cho các tiện ích, tiện nghi tòa nhà đã phục vụ. Thế nhưng điều này là chưa đủ, bởi tiền đi thuê văn phòng còn là một khoản để đầu tư đem tới những giá trị thiết thực khác:

• Thương hiệu và hình ảnh doanh nghiệp.
• Thu hút được người tài, tạo nên sự gắn bó dài lâu của nhân sự.
• Hiệu suất làm việc của nhân viên.

Thuê văn phòng - khoản đầu tư đem tới những giá trị thiết thực khác

5. Chưa quan tâm thoả đáng tới nhu cầu của nhân viên

Tìm thuê văn phòng làm việc mới, ngoài việc chú tâm tới chi phí, hình ảnh, tính thuận tiện cho các đối tác thì doanh nghiệp cũng cần dành sự quan tâm thoả đáng tới nhu cầu ở nhân viên. Bởi nhân viên sẽ trực tiếp mang đến thu nhập chính cho doanh nghiệp.

Và để có thể thu hút được nhân tài, làm nên sự gắn bó dài lâu, tăng được hiệu suất khi làm việc của nhân viên trong văn phòng, doanh nghiệp cần giải quyết được các vấn đề dưới đây:

• Không gian văn phòng làm việc thoải mái không, có đem tới hiệu suất cao hay không? Cụ thể: không gian làm việc đủ rộng không, có bị tác động do tiếng ồn, có trang thiết bị đầy đủ,...
• Quãng đường đi làm của đại đa số nhân viên có xa quá không?
• Những phòng ban trong công ty có được sắp xếp thuận tiện để trao đổi các công việc trong nội bộ không?
• Nhân viên sẽ ăn trưa chỗ nào, giá cả và chất lượng ra sao?

6. Quy trình đặt cọc tiền thuê thông thường

Thông thường quy trình đàm phán khi thuê văn phòng sẽ gồm có 2 bước:

Bước 1: Ký thư mời thuê và chuyển khoản tiền đặt cọc để giữ chỗ (đa phần sẽ là 1 tháng tiền cho thuê).

Bước 2: Thực hiện ký kết hợp đồng rồi chuyển tiếp số tiền đặt cọc ứng với 2 tháng tiền cho thuê.

Nắm được quy trình đặt cọc tiền thuê văn phòng

Những thư mời thuê đa phần sẽ không có quy định mọi vấn đề có liên quan tới các chi phí mà khách hàng cần trả. Bởi thế doanh nghiệp hãy yêu cầu phía chủ thuê gửi bản dự thảo trong hợp đồng, sau đó hãy tiến hành đàm phán các vấn đề có liên quan tới chi phí.

7. Bỏ qua việc đo đạc diện tích

Không phải lúc nào diện tích văn phòng cho thuê do chủ tòa nhà cung cấp cũng chính xác, có thể sẽ có đôi chút sai lệch. Bởi thế điều bạn cần làm chính là thực hiện đo đạc diện tích. Việc chênh lệch diện tích dù khiến chi phí trong một tháng tăng lên không lớn thế nhưng tính theo toàn bộ thời hạn trong hợp đồng (thường từ 3 đến 5 năm) thì đây là con số rất đáng kể.

8. Vội vàng khi tìm thuê văn phòng

Ngoại trừ các trường hợp bất khả kháng hay đột xuất, thời gian thích hợp nhất để doanh nghiệp tìm hiểu về thị trường, chọn lựa văn phòng thuê chính là từ 4 đến 6 tháng trước khi thuê.

Nếu như bạn vội vàng tìm thuê văn phòng sẽ dẫn tới các rủi ro không đáng có như:

• Thời gian đàm phán về giá không đủ.
• Văn phòng thuê không thích hợp nhu cầu dùng.
• Tăng thêm các chi phí thi công thiết kế, mua sắm trang thiết bị và các hạng mục liên quan khác.

Không nên vội vàng khi tìm thuê văn phòng

9. Tìm kiếm, chọn lựa đơn vị thi công thiết kế nội thất trễ

Nếu doanh nghiệp chủ động tìm đơn vị thi công, thiết kế nội thất sớm thì doanh nghiệp thuận lợi hơn trong việc chọn đơn vị đảm bảo tiết kiệm chi phí cũng như chất lượng dịch vụ. Thậm chí trong việc đi khảo sát đơn vị thiết kế hi công còn tác động trực tiếp tới quyết định có nên thuê văn phòng của chủ đầu tư đang thương thảo hay không.

Hy vọng qua chia sẻ trên, bạn đã có thể nắm được các lỗi cần tránh khi đi thuê văn phòng. Và có thể tìm thuê cho mình được văn phòng tốt, tiết kiệm chi phí. Ngay khi cần được tư vấn về việc thuê văn phòng hãy liên hệ đến SAOS chúng tôi qua số hotline. Đội ngũ chuyên gia tư vấn chuyên nghiệp, nhiều năm kinh nghiệm của chúng tôi sẽ mang đến cho bạn sự hỗ trợ tốt nhất.

Xem thêm các Lưu Ý khi thuê văn phòng: 6 điều cần lưu ý để không mất tiền vô lý khi thuê văn phòng

Lựa chon văn phòng phù hơp: Lựa chọn văn phòng Quận 1 hay Quận 2, các yếu tố để bạn quyết