Những điều cần biết về văn phòng đại diện

Với mục đích mở rộng kinh doanh, xúc tiến giới thiệu sản phẩm hoặc dịch vụ cho khách hàng ngoài trụ sở chính của doanh nghiệp, các doanh nghiệp thường lựa chọn việc thành lập văn phòng đại diện để đảm bảo tính hợp pháp trong quá trình hoạt động.

Cùng SAOS tìm hiểu chi tiết hơn về văn phòng đại diện và các mô hình văn phòng nào là phù hợp cho các hoạt động của văn phòng đại diện thông qua bài viết dưới đây

Khái niệm văn phòng đại diện

Theo quy định tại điều 45 của Luật Doanh Nghiệp, văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp và có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích và bảo vệ lợi ích của doanh nghiệp.

Một số đặc điểm của văn phòng đại diện:

- Không được trực tiếp thực hiện các hoạt động kinh doanh, thương mại cũng như kí kết các hợp đồng trừ khi có sự ủy quyền của công ty mẹ

- Các chi phí hoạt động của văn phòng đại diện sẽ đều phụ thuộc vào công ty mẹ và do công ty mẹ có trách nhiệm chi trả toàn bộ

- Được quản lý trực tiếp bởi công ty mẹ. Mọi hoạt động về kê khai thuế, xuất hóa đơn sẽ do trụ sở chính của doanh nghiệp quản lý. 

Theo quy định tại Điều 16, Nghị định 72/2006/NĐ-CP, chức năng của văn phòng đại diện được quy định

- Đóng vai trò liên lạc giữa doanh nghiệp và khách hàng

- Xúc tiến xây dựng các dự án hợp tác của doanh nghiệp nước ngoài tại Việt Nam.

- Nghiên cứu thị trường với mục đích thúc đẩy giao dịch mua bán hàng hoá, cung ứng và tiêu dùng dịch vụ thương mại của doanh nghiệp Việt Nam hay thương nhân nước ngoài mà mình đại diện.

- Theo dõi, đốc thúc việc thực hiện các hợp đồng đã ký kết với các đối tác Việt Nam hoặc liên quan đến thị trường Việt Nam của thương nhân nước ngoài mà mình đại diện.

Địa điểm nào phù hợp làm văn phòng cho văn phòng đại diện

Cũng như cái tên của mình. Văn phòng đại diện đóng vai trò tiếp thị, mang hình ảnh của công ty mẹ đến gần hơn với khách hàng cũng như tạo dựng uy tín với đối tác để tìm kiếm nhiều cơ hội phát triển kinh doanh cho doanh nghiệp chủ quản. Vì thế việc lựa chọn địa điểm để đặt văn phòng đại diện cần được chú ý quan tâm:

- Tùy thuộc vào ngân sách bỏ ra để lựa chọn phân khúc văn phòng tương xứng. Tuy nhiên, hãy ưu tiên lựa chọn các văn phòng tại khu vực trung tâm, vị trí dễ nhận biết, thuận tiện di chuyển. Bởi khi lựa chọn địa điểm tại các vị trí đắc địa, đáng chú ý sẽ giúp quảng bá thương hiệu, hình ảnh cũng như mang đến nhiều cơ hội kinh doanh cho doanh nghiệp

- Hãy để ý đến tình hình an ninh của khu vực bạn định lựa chọn đặt văn phòng đại diện, nếu tình hình an ninh trật tự tại khu vực không ổn định sẽ khiến đối tác, khách hàng của bạn ngần ngại.

- Về lựa chọn loại hình văn phòng làm việc, thông thường văn phòng đại diện sẽ không có quá nhiều nhân sự, cho nên việc lựa chọn thuê văn phòng truyền thống sẽ mất kha khá chi phí. Bạn có thể lựa chọn đặt văn phòng ảo hoặc chọn thuê văn phòng trọn gói có diện tích không quá lớn sẽ tiết kiệm đáng kể ngân sách cho doanh nghiệp của bạn.

SAOS là đơn vị chuyên cung cấp các giải pháp văn phòng đến các doanh nghiệp tại TP. HCM. Chúng tôi cam kết cung cấp thông tin về các văn phòng cho thuê/ văn phòng trọn gói/ văn phòng ảo tại TP. HCM chi tiết cùng mức giá cho thuê cạnh tranh tại khu vực. Hãy liên hệ với đội ngũ kinh doanh của chúng tôi để được tư vấn và hướng dẫn tham quan văn phòng hoàn toàn miễn phí.