Hướng dẫn lập kế hoạch di chuyển văn phòng chi tiết năm 2023

Bạn sẽ háo hức với việc làm việc tại văn phòng mới với nhiều sự thay đổi và đổi mới. Tuy nhiên trước đó quá trình lựa chọn địa điểm văn phòng mới, kế hoạch chuyển văn phòng làm việc sẽ không hề đơn giản và cần có sự chuẩn bị chi tiết, kỹ lưỡng cho dự án này. Dưới đây SAOS sẽ mang đến cho bạn những hướng dẫn hữu ích để việc di chuyển văn phòng của bạn được diễn ra suôn sẻ và tránh được những rắc rối không cần thiết.

 Bắt đầu lên kế hoạch

Khi doanh nghiệp của bạn đã có kế hoạch chuyển văn phòng đến địa điểm mới, hãy bắt đầu thực hiện các bước dưới đây và lên kế hoạch cho chúng trong khoảng thời gian từ 12 đến 18 tháng trước thời gian chuyển văn phòng tốt nhất. Việc bắt đầu chuẩn bị sớm sẽ giúp bạn có nhiều thời gian cân nhắc giữa nhiều phương án và điều chỉnh kế hoạch sao cho hợp lý nhất có thể

1. Xem lại hợp đồng thuê văn phòng hiện tại và chú ý đến thời gian đến thời hạn thuê. Nếu có dự định rời đi sớm hơn, bạn có thể phải trả tiền đặt cọc. Và bạn cũng có thể sẽ phải chịu trách nhiệm về việc đổ vỡ hay hư hại tại sản trong quá trình di chuyển
2. Khi lựa chọn văn phòng làm việc mới, ngoài các yếu tố về quy mô, thiết kế hãy xem xét định hướng phát triển của doanh nghiệp và xem xét đến những tiện ích kinh doanh cũng như tiện ích dịch vụ cho doanh nghiệp và nhân viên của bạn.
3. Thực hiện những phương án di chuyển các trang thiết bị làm việc, dữ liệu, máy tính,... một cách khoa học, hợp lý để công việc chung của doanh nghiệp không bị gián đoạn.
4. Thành lập tổ, đội, nhóm lập kế hoạch có thể ủy thác nhiệm vụ và chịu trách nhiệm cho quá trình di chuyển văn phòng.
5. Cân nhắc lựa chọn đơn vị chuyên chuyển văn phòng uy tín và giá cả hợp lý. Ngoài ra bạn cũng nên xem xét về chính sách bảo hiểm để các trang thiết bị văn phòng của bạn trong quá trình vận chuyển có sự đảm bảo nếu bị thiệt hại.
6. Dự kiến và xác định ngân sách cho việc chuyển văn phòng để tránh việc ngân sách thực tế vượt quá chi phí dự kiến
7. Thực hiện đo đạc không gian làm việc và lên kế hoạch thiết kế, bố trí không gian làm việc mới một cách chi tiết nhất.
8. Hãy đảm bảo rằng đơn vị của bạn có đầy đủ nhân lực, tài lực trong suốt quá trình thực hiện việc di dời văn phòng đồng thời chắc chắn rằng công việc kinh doanh của doanh nghiệp sẽ không bị ảnh hưởng trong khi di chuyển văn phòng.

Thông báo thay đổi văn phòng đến các bên liên quan

Khi bạn đã quyết định chính xác thời gian chuyển văn phòng làm việc mới, bạn cần thông báo điều này đến các bên liên quan trong và ngoài doanh nghiệp của mình. Hãy tham khảo các bước dưới đây:

1. Thông báo cho đơn vị cho thuê hiện tại và phía bộ phận quản lý tài sản của doanh nghiệp và đưa ra thông báo chính thức.
2. Thông báo cho tất cả nhân sự trong công ty về ngày chuyển đi và địa chỉ văn phòng mới. Ngoài ra bạn cũng có thể trình bày thêm về lý do của sự thay đổi này, những lợi ích và thay đổi sắp tới khi chuyển văn phòng để các nhân viên có sự chuẩn bị thích nghi với môi trường làm việc mới sắp tới.
3. Liệt kê danh sách cụ thể những người, đơn vị được thông báo về sự thay đổi địa chỉ
4. Thông báo đến các thành viên trong tổ nhóm thực hiện dự án chuyển văn phòng để họ biết được họ sẽ thực hiện những công việc gì và chịu trách nhiệm đối với điều đó.
5. Thông báo chi tiết về địa chỉ và nhiệm vụ sắp tới phải thực hiện cho đơn vị công ty vận chuyển bạn đã chọn
6. Thông báo cho các đối tác địa phương, chi nhánh và nhà cung cấp dịch vụ về việc di chuyển sắp tới, đặc biệt là những đơn vị, cá nhân sẽ bị ảnh hưởng bởi sự thay đổi địa chỉ và các thông tin liên hệ khác.

Gửi thông báo thay đổi địa chỉ đến những đối tượng :

1. Khách hàng và đối tác
2. Các đơn vị cung cấp sản phẩm và dịch vụ cho doanh nghiệp của bạn.
3. Bất kỳ tổ chức nào có liên quan đến ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp bạn.
4. Ngân hàng và tổ chức tài chính
5. Các công ty bảo hiểm
6. Công ty viễn thông
7. Nhà cung cấp dịch vụ thực phẩm hoặc nước đóng chai
8. Dịch vụ văn phòng phẩm
9. Công ty dịch vụ cho máy photocopy hoặc máy in
10. Bất kỳ đơn vị cung cấp tiện ích bổ sung mà công ty bạn sử dụng

Chuẩn bị cho việc bố trí văn phòng mới

Giai đoạn này sẽ là giai đoạn mà bạn cần chuẩn bị các công tác hậu cần sẵn sàng cho việc di chuyển các trang thiết bị làm việc từ văn phòng cũ sang văn phòng mới. Dưới đây là danh sách các công việc cần thực hiện giúp quá trình di chuyển văn phòng của bạn diễn ra suôn sẻ hơn.

1. Tạo danh sách kho đồ nội thất văn phòng hiện có
2. Tìm hiểu, tham khảo các thông tin về các sản phẩm nội thất phù hợp với văn phòng làm việc mới
3. Đặt hàng đồ nội thất và văn phòng phẩm mới nếu cần
4. Sắp xếp , lưu trữ các trang thiết bị, hệ thống thông tin nếu cần thiết
5. Bố trí sơ đồ không gian làm việc một cách khoa học và bố trí nhân lực để thực hiện công việc hợp lý.
6. Ký kết hợp đồng, văn bản pháp lý cần thiết.
7. Đăng kí đậu xe, di chuyển thang máy tại đơn vị thuê cho thời gian chuyển đến.
8. Sắp xếp dịch vụ vệ sinh cho cơ sở văn phòng mới
9. Đăng kí ra vào và đảm bảo an ninh tại văn phòng làm việc mới
10. Gửi sơ đồ tầng chi tiết cho đơn vị vận chuyển và nếu cần thiết bạn có thể có một buổi trao đổi trực tiếp chi tiết với họ,
11. Lập kế hoạch các công việc chi tiết vào ngày chuyển văn phòng để các nhân viên cùng hỗ trợ thực hiện
12. Soạn thảo danh sách các số điện thoại liên lạc khẩn cấp liên quan đến các đơn vị vận chuyển, bảo trì thang máy và quản lý tòa nhà.

Tiến hành di chuyển

Vào ngày chính thức di chuyển đến văn phòng làm việc mới, phần lớn nhân viên sẽ có sự mong chờ và hào hứng. Vậy nên hãy chuẩn bị thật chu đáo mọi thứ để thời khắc đầu tiên làm việc ở không gian văn phòng mới sẽ diễn ra thật suôn sẻ và hân hoan.

1. Truy cập Internet/Wi-Fi tốc độ phải là ưu tiên hàng đầu. Và nhớ cài đặt thời gian, ngày tháng cho các đường dây và hệ thống điện thoại, điện tử đi vào hoạt động
2. Sắp xếp lắp đặt hệ thống CNTT mới
3. Dành ra một khoản khen thưởng nhở cho bộ phận lập kế hoạch và thực hiện sắp xếp văn phòng mới.
4. Luôn có sẵn danh sách liên lạc của các bên cũng cấp các tiện ích cho văn phòng như quản lý tòa nhà, bảo an, sữa chữa, dịch vụ vệ sinh, nhà mạng internet,....
5. Tổ chức buổi tiệc chào mừng làm việc tại văn phòng mới.

Thiết lập  

Là giai đoạn cuối cùng cho khởi đầu tại không gian làm việc mới. Thực hiện các công việc này là bước chuẩn bị cho việc "định cư" tại không gian làm việc mới.

1. Đảm bảo rằng tất cả các khu vực được xác định và phân bố rõ ràng để nhân viên có thể xác định
2. Thiết lập cho tất cả các trang thiết bị công nghệ, viễn thông cho văn phòng
3. Thiết lập đường dây điện thoại và hệ thống
4. Cập nhật trang web của công ty với thông tin liên hệ mới
5. Nếu cần, hãy tạo danh sách liên hệ nội bộ mới
6. Thực hiện kiểm tra chi tiết các trang thiết bị và báo cáo bất kỳ thiệt hại nào cho công ty chuyển nhà nếu có
7. Đảm bảo rằng hợp đồng thanh lý văn phòng làm việc cũ đã xong xuôi và không có bất cứ điều gi phát sinh trong tương lai
8. Thực hiện thu thập tất cả thẻ, thẻ chìa khóa và chìa khóa cho cơ sở cũ và đảm bảo chúng được trả lại
9. Phát thẻ mới, thẻ chìa khóa và chìa khóa cho văn phòng mới
10. Kiểm tra tất cả các hóa đơn và thanh toán
11. Phát hành thông cáo báo chí về việc thay đổi địa chỉ của bạn.

Trên đây là kế hoạch SAOS đưa ra để hỗ trợ đến bạn nếu có ý định di chuyển văn phòng. Chúng tôi là đơn vị cung cấp các giải pháp văn phòng chuyên nghiệp tại TP. HCM. Hãy liên hệ ngay với đội ngũ kinh doanh của SAOS để được tư vấn và gợi ý các địa điểm văn phòng cho thuê uy tín tại TP. Hồ Chí Minh hoàn toàn miễn phí.