6 điều cần lưu ý để không mất tiền vô lý khi thuê văn phòng

Trong kinh doanh, thuê văn phòng là một trong các quyết định vô cùng quan trọng với các doanh nghiệp. Bởi không phải doanh nghiệp nào cũng có đủ ngân sách để mua hay xây dựng văn phòng mới. Khi chọn thuê văn phòng bạn cũng cần phải có hiểu biết và giá ở thị trường cùng những loại phí cần trả bởi nếu không bạn sẽ gặp rủi ro và bất cập trong chi phí thuê. Dưới đây là một số khoản bạn cần lưu ý để không phải mất tiền vô lý khi thuê văn phòng.

1. Tìm hiểu thông tin mặt bằng

Giá thuê văn phòng thông thường sẽ được tính theo m2. Tuy nhiên mức giá này sẽ có thể cao hơn dự tính ban đầu vì chủ tòa nhà đôi khi sẽ tính gộp tất các không gian mà không thể sử dụng. Doanh nghiệp thường chỉ sử dụng khoảng từ 75 - 90% theo những gì đã chi trả.

Tìm hiểu thông tin mặt bằng

Phần trăm tổn thất và sự khác biệt này sẽ phụ thuộc theo 3 điều:

• Cách đo đạc về diện tích thuê của chủ tòa nhà.
• Kết cấu của văn phòng.
• Quy định riêng từ chủ toà nhà.

Doanh nghiệp sẽ cần phải kiểm tra về diện tích thực khi thuê bao gồm những khu vực chung chẳng hạn như hành lang, thang máy, cầu thang, phòng cho lao công,... hay không.

Bạn sẽ cần tính toán theo cách đó bởi các toà nhà sẽ thiết kế không có độ vuông vắn hẳn, thay vì thang máy được đặt ở một bên thì sẽ đặt ở ngay trung tâm của tòa nhà. Lúc đó toà nhà sẽ cần tính thêm cả các chi phí đó, điều này sẽ dẫn tới tổn thất hơn đối với khách đi thuê.

Cộng với đó, có không ít chủ toà nhà đã tự tạo cách tính tổng diện tích mặt bằng thuê theo như quy định từ riêng họ. Chẳng hạn, họ sẽ đo cả các khu vực ở ngoài như là hầm thông gió. Cũng có nơi đo từ các đồ vật trang trí không liên quan ở bên ngoài tới khu vực cho thuê khả dụng.

Vì thế để có thể bảo vệ tốt nhất quyền lợi cho mình, các doanh nghiệp cần thuê kiến trúc sư nhằm đo đạc về không gian. Như vậy bạn sẽ nắm được diện tích thực của văn phòng cho thuê, đánh giá được nó đáp ứng nhu cầu của mình hay không.

Xác định diện tích thực của văn phòng cho thuê

Các kiến trúc sư sẽ sử dụng các tiêu chuẩn chung nhằm so sánh diện tích chính xác của không gian. Qua đó, chủ toà nhà đưa ra giá thành bao nhiêu thì bạn cũng có thể tự tính xem cần chi trả tiền thuê bao nhiêu trên mỗi m2, đồng thời bạn cũng có được căn cứ tốt hơn trong việc đàm phán, thương lượng.

2. Những chi phí khi vận hành

Phí quản lý

Đôi khi chủ tòa nhà cho thuê văn phòng sẽ dùng các điều khoản riêng để tạo ra được lợi nhuận cho mình. Họ sẽ áp dụng các loại phí như phí tư vấn, quản lý, thay thế hay sửa chữa kết cấu khi khách hàng gây hư hại,...

Những dịch vụ về quản lý sau khi đã nâng cấp thì nhiều văn phòng thuê cũng tiến hành đẩy cao chi phí về quản lý cho khách thuê.

Tiền điện

Với nhiều khách thuê, chi phí tiền điện được xem là khoản chi nhiều nhất. Đôi khi những chủ toà nhà muốn doanh thu tăng mà không cần phải báo giá cho thuê cao, họ sẽ dùng các điều khoản về tiền điện như là cách để kinh doanh thu về lợi nhuận.

Trong hợp đồng cho thuê văn phòng thông thường sẽ quy định thanh toán tiền điện theo 1 trong 3 cách: trọn gói theo tiền thuê, đo gián tiếp hay trực tiếp.

Nắm được cách tính tiền điện

Đo trực tiếp đồng hồ điện

Công ty sẽ trực tiếp lắp đồng hồ điện riêng ở từng văn phòng thuê, doanh nghiệp của bạn sử dụng bao nhiêu thì sẽ chi trả tiền điện bấy nhiều, sẽ không có bất cứ vấn đề nào liên quan tới lợi nhuận chủ toà nhà.

Cách đo gián tiếp đồng hồ điện

Mỗi một văn phòng cho thuê sẽ có đồng hồ đo điện riêng, toà nhà sẽ là bên chi trả trước tiền điện, khách thuê sẽ trả tiền điện cho chủ toà nhà sau.

Nếu như chủ tòa nhà tính chi phí tiền điện theo như mức giá mà Nhà nước đã quy định thì doanh nghiệp của bạn sẽ được hưởng mức giá điện rẻ. Còn nếu chủ nhà tính điện theo giá tư nhân thì có thể đơn vị cho thuê sẽ tính giá điện kinh doanh ở mức cao nhất nhằm bỏ túi nhiều hơn.

Tiền điện đã bao gồm trong chi phí thuê

Đây là phương pháp có độ rủi ro cao nhất đối với người thuê. Bởi ở một tòa nhà cho thuê chỉ có một đồng hồ điện, tiền điện mà bạn cần chi trả sẽ gộp chung luôn cùng tiền thuê văn phòng.

Chủ toà nhà sẽ ước tính về mức tiêu thụ điện ở văn phòng bạn qua việc xem những thiết bị trong văn phòng, đồng thời ước lượng về điện năng tiêu thụ bao nhiêu một giờ với từng thiết bị trong một tuần hay một ngày. Cách ước tính đó chắc chắn cao hơn việc sử dụng đồng hồ đo lượng điện tiêu thụ mà bạn dùng.

3. Chi phí thuê hàng năm

Doanh nghiệp thuê văn phòng sẽ phải chịu thêm chi phí thuế và xây dựng bất động sản tăng hàng năm. Nghĩa là sau 12 đến 24 tháng thuê văn phòng, toà nhà sẽ tăng thêm phần trăm số tiền thuê. Đôi khi sẽ có chủ tòa cho rằng phí tăng sẽ được áp dụng sau 12 tháng tính từ thời điểm thuê.

Để nắm được rõ về cơ chế tăng chi phí thuê văn phòng, doanh nghiệp của bạn có thể tìm hiểu lịch sử thuê ở toà nhà hay so sánh cùng các tòa nhà khác ở trong khu vực, nằm trong cùng một hạng nhằm có được thương lượng kỹ càng hơn.

Tính chi phí thuê văn phòng theo năm

4. Sửa chữa và bảo trì

Chủ tòa nhà thông thường sẽ chịu trách nghiệm bảo trì, sửa chữa những trang thiết bị liên quan đến mặt ngoài, cấu trúc và những bộ phận nằm trong khu vực chung ở tòa nhà.

Còn doanh nghiệp sẽ chịu trách nhiệm khâu sửa chữa và bảo trì mọi thứ thuộc không gian thuê của mình. Vì thế nếu như doanh nghiệp của bạn gây hư hao những thiết bị ở văn phòng cho thuê như tường, sàn, trần, đèn,... bạn sẽ phải đưa ra 2 sự chọn lựa cho mình đó là thanh toán hoá đơn cao chót vót cho chủ toà nhà hay phải tự mua sắm, sửa chữa theo như yêu cầu từ chủ toà nhà.

Bởi thế, bạn hãy đi thương lượng cùng chủ cho thuê văn phòng nhằm có được quyền tiến hành những cải tiến và thay đổi ở bên trong văn phòng thuê của bạn, miễn là bạn không làm ảnh hưởng tới các yếu tố về cấu trúc tòa nhà, hệ thống điện và các tiện ích khác cho các người thuê khác ở cùng tòa nhà.

Bên cạnh đó, bạn cần bảo đảm được trách nhiệm của mình đã được xác định một cách cụ thể, có giới hạn. Phía chủ toà nhà cũng có nghĩa vụ bảo quản mọi thứ không thuộc phạm vi nghĩa vụ của bạn.

Cũng có một vài chủ thuê sẽ yêu cầu doanh nghiệp thuê cần hoàn trả lại không gian mặt bằng theo nguyên trạng toà nhà như ban đầu.

5. Chuyển nhượng văn phòng

Hình thức này là việc chuyển giao tất cả lợi ích và quyền người thuê đang nắm giữ trong hợp đồng cho thuê sang bên thứ 3. Trong hợp đồng cho thuê lại, hình thức chuyển nhượng sẽ gồm có toàn bộ tài sản hay một phần diện tích thuê trong thời gian ít hơn thời hạn cho thuê.

Tìm hiểu việc chuyển nhượng hay cho thuê lại văn phòng

Nếu như hợp đồng cho thuê của bạn không đề cập việc chuyển nhượng hay cho thuê lại thì bạn hãy xác thực rõ việc này. Nếu như được phép, doanh nghiệp của bạn cũng sẽ được hưởng lợi hơn nhờ vào chi phí chênh lệch cho thuê.

Thế nhưng hầu hết những chủ thuê đều có nhận thức rõ về lợi nhuận tiềm năng từ việc này. Bởi thế trong hợp đồng thuê chủ nhà sẽ cấm thẳng thừng người thuê cho thuê lại hay chuyển nhượng không gian văn phòng của mình.

6. Gia hạn khi thuê văn phòng

Hiện có không ít hợp đồng cho thuê văn phòng không yêu cầu chủ toà nhà thực hiện cam kết về giá thuê trong khi gia hạn về hợp đồng cho tới khi bắt đầu thời hạn cho thuê sau đó.

Hãy bảo đảm rằng chủ cho thuê chỉ định một mức giá ở trong thời hạn gia hạn nhằm cho công ty có thể ước lượng được. Như vậy sẽ giúp doanh nghiệp tránh được các thỏa thuận mập mờ, các chi phí phát sinh ẩn đổi khi đội lên gấp 2 lần so với tiền thuê văn phòng bình thường.

Trên đây là những thông tin cần thiết khi thuê văn phòng để bạn có thể hình dung được một số điều quan trọng khi thuê nhằm giảm thiểu phần nào chi phí thuê văn phòng, từ đó tăng thêm khả năng thương lượng cùng chủ thuê. Đừng quên liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ tốt nhất.

Bạn tham khảo thêm: Chọn văn phòng cho thuê hạng C Quận 2 đảm bảo tiết kiệm chi phí

Lựa chon văn phòng tại Quận 2: Lựa chọn văn phòng Quận 1 hay Quận 2, các yếu tố để bạn quyết